¿Por qué resulta tan complicado arañar tiempo para una reunión? Se me ocurren dos opciones:
- Porque se sale de ellas con más carga de trabajo que asuntos resueltos.
- Porque se perciben como una pérdida de tiempo.
Puede que te veas reflejado en una o en ambas. Pero, en cualquier caso, te aseguro que puedes evitarlas si sigues unas pautas para diseñarlas. En el anterior post enumeré los seis tipos de reunión más útiles para un equipo de trabajo. Si ya tienes claro cuándo usar cada una, hoy vamos a ver los rasgos comunes de aquellas que necesitan cierta preparación.
Los must de una reunión
– Fase 1: consensuar cómo serán las reuniones. La primera reunión de un equipo de trabajo debería servir para acordar una serie de cosas:
- Si hay que tomar decisiones, cuál será la mayoría.
- Duración y periodicidad.
- Indicadores de progreso.
- Herramientas de seguimiento tales como actas.
– Fase 2: definir los objetivos de la reunión. Antes de convocar a nadie es imperativo saber para qué se hace esa reunión y qué saldrá de ella. Aunque cada quien tiene varios asuntos clave para compartir, lo ideal es que se cada persona seleccione el más relevante. Por orden, deberían ir antes aquellos que afectan a todo el equipo y a la cola los que afecten exclusivamente a un departamento o a ciertas personas. Si no lo hacemos así, es posible que la reunión sea interminable.
– Fase 3: elaborar el orden del día. Quien lidere el equipo será quien determine qué temas de los que se han propuesto pasan a formar parte del orden del día. En este sentido más de 5 puntos podrían ser difíciles de gestionar. El orden del día también debe determinar el orden de aparición, en función de su relevancia, y el tiempo de dedicación a cada uno.
– Fase 4: la convocatoria. Los rudimentos de la reunión y el orden del día ya están listos, así que el siguiente paso será comunicarla. La persona que lidere la convocatoria remitirá la información básica (día, hora, duración prevista y orden del día) al resto de personas convocadas con una semana de anticipación. Así el resto del equipo puede planificar su agenda, mover compromisos, evitar solapamientos y prepararse para llegar con el trabajo hecho.
A priori puede parecerte que organizar las reuniones siguiendo estas pautas implica un esfuerzo extra. Sin embargo, puedo asegurarte que a la larga se traducirá en reuniones mucho más eficaces.
En el siguiente post desgranaré los roles principales que deberían desempeñarse en una reunión y las claves para elaborar un acta útil.
