Para que el trabajo en equipo alcance buenos resultados hay algo irrenunciable: la comunicación. Una comunicación bien engrasada y con suficientes vasos comunicantes potencia habilidades blandas como la cohesión, la cooperación, el compromiso y facilita la resolución de conflictos.
Estas soft skills no las tenemos de serie, sino que con práctica las podemos llegar a dominar. Las reuniones son el campo de entrenamiento perfecto. El prestigioso coach Alain Cardon comparó una reunión con el núcleo de una célula. Las decisiones que se toman en una reunión condicionan al resto de la empresa. En resumen, las reuniones de trabajo son: necesarias y útiles.
El objetivo de una reunión es tomar decisiones
Una reunión sirve para tomar decisiones de forma consensuada. Sin embargo, tienen mala reputación. “El día a día nos come”, “No hacen falta, cuando tenemos algo que decirnos lo hacemos”, “Ahora reuniones, ¡lo que nos faltaba!” … ¿Te suenan? La mala fama se gana, y es que se cometen muchos errores en las reuniones que derivan en inoperancia. Por ejemplo, alargarlas, aplazar la toma de decisiones, introducir temas irrelevantes, acaparar la palabra…
Por eso, en esta serie de artículos vamos a identificar los tipos de reunión que existen, cómo prepararlas y cómo ejecutarlas para que salgan bien. Al lío.
Seis tipos de reunión (y ni una más)
Antes de enumerar y detallar los tipos de reunión, aclaremos qué no lo es: juntar a una serie de personas, sin orden del día y de forma periódica “según las necesidades”.
Todas las reuniones tienen que seguir una estructura y, aunque parezca algo incómodo de poner en práctica, funciona. Como he explicado antes, con práctica se convierte en una forma natural de engrasar la comunicación dentro de la empresa y dar voz a todas las personas.
– La reunión de la mañana: de pie, en círculo y durante el tiempo que dure el café o té matinal (no más de diez minutos). Cada persona informa al resto de las actividades que tiene por delante ese día. Así todo el equipo sabe el nivel de ocupación del equipo, cómo cada quien contribuye a objetivos comunes.
– La reunión semanal de programación: 90 minutos, con un orden del día, para que cada persona cuente qué ha hecho durante la semana, cómo lleva sus objetivos y qué agenda tiene la próxima semana. Se reservará un espacio reducido para el debate al final de la sesión y debe celebrarse siempre el mismo día y a la misma hora.
– La reunión mensual de seguimiento: la estrella de las reuniones. No debería superar los 120 minutos y, como la anterior, debe tener un orden del día programado y anunciado con anticipación a todas las personas que vayan a participar. El tiempo asignado a cada asunto debe corresponderse con su importancia y urgencia. Si supera las dos horas, sería bueno programar una parada para comer o descansar y reanudarla.
– La reunión urgente: para ciertos perfiles autoritarios o caóticos, parece ser la única opción. Pero nada que ver. Lo que distingue esta reunión es que existe un motivo realmente urgente, es inaplazable y exige tomar decisiones importantes.
– La reunión estratégica trimestral: esta reunión podría durar un día completo, así que con más motivo hay que anunciarla con tiempo. Esta tipología tiene peculiaridades:
- Se puede celebrar en un lugar fuera de la oficina. Los entornos ajenos nos ayudan a tomar perspectiva sobre el trabajo diario.
- Se puede integrar una charla o taller. Pueden servir para mejorar las competencias de equipo o compartir los detalles de un proyecto relevante que todo el equipo deba conocer.
- Debe centrarse en asuntos estratégicos. Servirá para profundizar en la misión, visión y objetivos a medio y largo plazo de la compañía.
– El evento anual: representa un gran momento para medir el potencial como empresa y acude toda la organización. Suele coincidir con la primera semana de diciembre, porque con el ejercicio anual cerrado es más fácil evaluar lo hecho y proyectar el futuro. Este evento es una ocasión idónea para fomentar el sentido de pertenencia y fortalecer la retención del talento. Es una reunión orientada de forma positiva donde se pueden estrechar relaciones entre compañeros y compañeras o conversar con mandos superiores. Si esto lo hacemos en un entorno rompedor, algo atrevido que capture la atención y embelese a quienes lleguen, mejor todavía.
En el próximo artículo detallaremos cómo preparar convenientemente una reunión y qué dificultades se pueden presentar.
