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1.- Reprende en público. Cuando evidencias a alguien públicamente o detienes a una persona por manifestarse estás lanzando un mensaje muy claro: no te atrevas a expresar tu opinión, porque podrías sufrir consecuencias desagradables. La consecuencia rusa es ir a la cárcel; en la empresa es recibir desprecio.

La libertad de expresión y la manifestación de diversidad es una de las bases que sostienen el progreso de las empresas y organizaciones. Los grandes resultados se alcanzan siendo disruptivos. Por eso, quienes aspiren a liderar con éxito un proyecto necesitan renunciar al ego, al sentido de propiedad y evitar comportarse con su equipo como si fuesen capataces de un cortijo.

• Dar ejemplo. Todos los varones de entre 18 y 60 años están obligados a quedarse en territorio ucraniano y defender su país. Él da el primer paso, se queda, y va más allá: también se queda su familia. Él cumple primero.

• Visión positiva. Todos sus mensajes terminan igual: “No podrán con nosotros”. Además, están regados con la confianza de que el pueblo ucraniano, si permanece unido, será capaz de repeler la invasión. Se muestra siempre dispuesto y alardea de estar en sintonía con los criterios del bloque occidental.

• Comunicación eficaz. Emplea todos los recursos técnicos a su alcance para que lo escuchen el mayor número de personas: redes sociales y medios de comunicación nacionales e internacionales. Además, usa un lenguaje sencillo y evidente: todos y todas entendemos perfectamente qué quiere decir Zelenski.

• Influencia hacia arriba. Involucra tanto a la Unión Europea como a los estados miembros de la OTAN en sus acciones. Quiere hacerlos partícipes de su compromiso con la democracia y las libertades. Tal vez, su talón de Aquiles está en la incapacidad de trasladar una alternativa en la que todos ganen con su anexión a la UE y a la Alianza Atlántica, que hoy por hoy encuentra más inconvenientes que ventajas.

• Influencia hacia abajo. Se dirige a su ciudadanía con persistencia, tratando de inocular el deseo de defender su patria. ¿Merece la pena entregar vuestra vida? Les pregunta a los militares rusos. Y también habla para las personas voluntarias de occidente, a quienes anima a sumarse a la defensa de Ucrania esgrimiendo valores asociados a la justicia social.

La ciencia detrás de esta lógica corresponde, en parte, a Meredith Belbin y su metodología basada en nueve roles de equipo. Los equipos autónomos ejercen un liderazgo rotatorio, asociado a una persona u otra en función de la fase del proyecto en la que nos encontramos. Todas las personas participan y cada una asume una responsabilidad destacada en las tareas donde pueden aportar más valor. Esto es lo que yo llamo: “poner al mejor en el mejor lugar”.

Pero hay otro elemento que destaca a los equipos autónomos: su eficiencia. Y aquí llega la segunda analogía. Existe una especie de pilotos poco frecuentada en las carreteras que va más allá de la conducción eficiente. Es la que forman los hypermilers, conductores capaces de reducir el consumo de sus vehículos por debajo de los umbrales homologados. Metafóricamente hablando, un equipo autónomo estará entrenado para trabajar de la forma más eficiente con el menor desgaste de energía posible.

• Moderador o facilitador. Le corresponde garantizar el orden, asignar los tiempos de palabra y centrar la reunión en los asuntos relevantes. Es la batuta que dirige la sesión.

• Reloj parlante. Se responsabiliza de avisar al equipo del tiempo consumido durante la reunión e informar de cuánto tiempo se le dedicará a un asunto concreto.

• Impulsor de decisiones. Su función es presionar para tomar decisiones. Una vez que el reloj ha marcado el límite para tratar un asunto, esta persona puede decir: “¿Qué tal si tomamos una decisión?”. O, en caso de que nos estemos yendo por las ramas… “Estamos cambiando de tema y no hemos acordado nada…”. Además, tiene la tarea de elaborar el acta de la reunión para garantizar que salimos de la reunión con información precisa de los acuerdos y las tareas por delante.

– Fase 1: consensuar cómo serán las reuniones. La primera reunión de un equipo de trabajo debería servir para acordar una serie de cosas:

• Si hay que tomar decisiones, cuál será la mayoría.
• Duración y periodicidad.
• Indicadores de progreso.
• Herramientas de seguimiento tales como actas.

– Fase 2: definir los objetivos de la reunión. Antes de convocar a nadie es imperativo saber para qué se hace esa reunión y qué saldrá de ella. Aunque cada quien tiene varios asuntos clave para compartir, lo ideal es que se cada persona seleccione el más relevante. Por orden, deberían ir antes aquellos que afectan a todo el equipo y a la cola los que afecten exclusivamente a un departamento o a ciertas personas. Si no lo hacemos así, es posible que la reunión sea interminable.

– Fase 3: elaborar el orden del día. Quien lidere el equipo será quien determine qué temas de los que se han propuesto pasan a formar parte del orden del día. En este sentido más de 5 puntos podrían ser difíciles de gestionar. El orden del día también debe determinar el orden de aparición, en función de su relevancia, y el tiempo de dedicación a cada uno.

– Fase 4: la convocatoria. Los rudimentos de la reunión y el orden del día ya están listos, así que el siguiente paso será comunicarla. La persona que lidere la convocatoria remitirá la información básica (día, hora, duración prevista y orden del día) al resto de personas convocadas con una semana de anticipación. Así el resto del equipo puede planificar su agenda, mover compromisos, evitar solapamientos y prepararse para llegar con el trabajo hecho.

Una reunión sirve para tomar decisiones de forma consensuada. Sin embargo, tienen mala reputación. “El día a día nos come”, “No hacen falta, cuando tenemos algo que decirnos lo hacemos”, “Ahora reuniones, ¡lo que nos faltaba!” … ¿Te suenan? La mala fama se gana, y es que se cometen muchos errores en las reuniones que derivan en inoperancia. Por ejemplo, alargarlas, aplazar la toma de decisiones, introducir temas irrelevantes, acaparar la palabra…

Por eso, en esta serie de artículos vamos a identificar los tipos de reunión que existen, cómo prepararlas y cómo ejecutarlas para que salgan bien. Al lío.